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News & Presse

12. Mai 2021

MLP und zeitsprung go digital – eine Customer Success Story im Bereich der Prozessautomatisierung

Die Ziele in einem finanzwirtschaftlichen Unternehmen können ganz unterschiedlich sein: Wachstum in bestehenden Geschäftsfeldern, die Erschließung neuer Märkte, mehr Kundenbindung oder die Sicherung von Dienstleistungskapazitäten im und außerhalb des eigenen Unternehmens. Doch welches Ziel ist an dieser Stelle noch nicht erwähnt worden? Das Ziel: Digitalisierung! Und zwar schnell – die Corona-Krise nimmt auf die analoge Welt keine Rücksicht.

MLP – der Gesprächspartner in allen Finanzfragen, vom Vermögensmanagement über die Altersvorsorge bis hin zu Versicherungen. Wie kann man sich die Kommunikation eines solchen Großkonzerns mit seinen Kunden und den vielen verschiedenen Versicherungsgesellschaften und anderen externen Dienstleistern vorstellen? Ein Postberg, der kaum zu erklimmen war. Man könnte meinen das wäre schon längst  Vergangenheit, aber  so lange ist es noch nicht her, als die Prüfung und Verteilung der Eingangspost ein Full-Time-Job bei MLP von vielen Mitarbeitern war. Doch bereits 2007 begann MLP – früher als alle anderen Makler – mit den größten Versicherern die ersten individuellen Dokumenten-Schnittstellen zu realisieren. Ein Jahr später wurden schon über 100.000 Dokumente verarbeitet. Bald darauf begann MLP, sich bei der Brancheninitiative BiPRO e.V. zu engagieren und war für viele Versicherer ein gern gesehener Pilot-Partner. Doch gab es sehr viele Versicherer, die trotz fortgeschrittener Digitalisierungsmöglichkeiten weder standardisierte noch individuelle Schnittstellen zur Verfügung stellten. Bei diesen Versicherern gab es nach wie vor nur die Papierpost oder hoch-individuelle Online-Portale zum manuellen Einzeldownload der Vermittlerpost. Dieser Self-Service war für größere Makler natürlich viel zu aufwendig. Es hat einfach zu lange gedauert, täglich alle Portale der Gesellschaften „abzusurfen“. Auf langatmige Anmelde-Vorgänge mit individuellen Zugangsdaten, folgte der manuelle Download von Dokumenten sowie die anschließende manuelle Verteilung in die Kundenakten. Trotz aller Bemühungen stockten die Schnittstellenanbindungen nachhaltig, da die Versicherer die Anforderungen hieran häufig nicht umsetzen konnten.

An dieser Stelle sollte nun ein Zeitsprung passieren – ja genau, denn zeitsprung ist der Digitalisierungsmotor der Versicherungsbranche und die Köpfe der Softwareentwickler stecken voller Visionen für die digitale Zukunft dieses Wirtschaftszweiges. Der Dokumenten-Service von zeitsprung konnte so zum Beispiel die von den Versicherungs-gesellschaften zur Verfügung gestellten Online-Portale selbständig und voll automatisiert abrufen. Dadurch konnte die Vermittlerpost vieler weiterer Versicherer digital und automatisiert bereitgestellt werden. Neben diesen individuellen Services, konnte man sich gleichzeitig aber auch schon der standardisierten BiPRO-Schnittstellen der Versicherer bedienen. Die dabei geladenen Dokumente wurden in einem einheitlichen Postfach zur Verfügung gestellt, sprich der Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung von elektronischen Dokumenten der Versicherer war damit möglich. Nach der BiPRO-Norm sind heute gar über 90 Versicherungsgesellschaften in den Dokumenten-Service eingebunden – die Anzahl wächst immer noch stetig. Aber auch andere Dokumenten-Quellen können von zeitsprung automatisiert verarbeitet werden.  

Damit der zuständige Mitarbeiter ohne manuellen Eingriff die Tagespost erhält, laufen hier im Hintergrund Webservices und Robotics-Dienste, welche Extranets abrufen. Die Daten werden dann inklusive Metainformation in einem zentralen Postfach konsoli-diert, wo sie über ein intelligentes Regelwerk maschinell verteilt werden. Damit eine richtige Zuordnung der Dokumente zum Beispiel zu einem bestimmten Kunden und/oder einem Versicherungsvertrag stattfinden kann, müssen die Daten von den Versicherern eine bestimmte Qualität an Metainformationen aufweisen. Entsprechen sie nicht diesem geforderten Standard, ist es dem Dokumenten-Service von zeitsprung möglich, mittels künstlicher Intelligenz die Metadaten so anzureichern, dass trotzdem ein effizienter Prozessablauf gewährleistet ist und für die Verteilung nicht händisch nachgeholfen werden muss. Auch aus PDF-Bilddateien können mit einer komplexen OCR-Technologie Dokumenteninhalte ausgewertet und als extrahierte Metadaten zur Verfügung gestellt werden.

Das Filtern und Regeln sind weitere Produktbestandteile, die der Dokumenten-Service in Punkto Prozessbeschleunigung bietet. Über die Möglichkeit einer individuellen Filtersetzung kann genau bestimmt werden, welche Post man erhalten möchte und welche nicht. Die Eingangspost muss demnach nicht mehr von unwichtigen Informationen befreit werden, das spart Zeit und damit Geld. Die Regelsteuerung hingegen kann der Anwender dafür nutzen, seinen digitalen Dokumenteneingang um weitere unternehmensspezifische Folgeprozesse zu erweitern. So können zum Beispiel Dokumente von verschiedenen Gesellschaften, Sparten oder Geschäftsvorfällen differenziert weiterverarbeitet, Dokumentennamen vergeben, Metadaten zielgerichtet ergänzt oder korrigiert werden, so dass sie unternehmensintern in Folgeprozessen weiterverarbeitet werden können. Durch die hohe Individualität ist die Anwendungsvielfalt von Regeln enorm. Hierzu hat sich in der Zwischenzeit eine kompetente Community gebildet, welche von den Mitarbeitern von zeitsprung moderiert wird. Geballtes Wissen von bereits praxiserprobten Regeln und Filtern stehen somit zur Verfügung und können über eine zentrale Community-App zielgerichtet eingesehen und genutzt werden.

Seit MLP den Dokumenten-Service von zeitsprung einsetzt, hat sich einiges getan. Manuel Schmalz, Bereichsleiter Bestand und Provision bei MLP, fasst zusammen: „Ergebnis der Zusammenarbeit mit zeitsprung ist, dass die Vermittlerpost weitgehend digital und voll-automatisiert in die Endsysteme verarbeitet werden kann. Der physische Empfang von Papierdokumenten in der Versicherungswirtschaft ist dank der gemeinsamen Anstrengungen auf historischem Mindestniveau. Wir erhalten nur noch drei Prozent unserer Vermittlerpost von den Versicherungsgesellschaften auf Papier, der Rest wird digital in einem einheitlichen und beschleunigten Ablauf verarbeitet. Das reduziert die Kosten und bringt kostbare Zeit im Makleralltag zurück .“

Marcel Hanselmann

Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Mannheim und ESC Grenoble. Nach Tätigkeiten in der Risikomanagementberatung bei PricewaterhouseCoopers, seit 2009 in der familiären EH-Unternehmensgruppe tätig. Als geschäftsführender Gesellschafter verantwortlich für die ganzheitliche Risikoberatung von Firmen aller Wirtschaftsbranchen sowie die Unternehmensentwicklung. Im Jahr 2010 gründete er zusammen mit Sasha Justmann die zeitsprung GmbH & Co. KG. Die Lösungen von zeitsprung automatisieren Prozesse, schonen Ressourcen und strukturieren Daten – für echten und praxisorientierten Mehrwert mit Qualität! Als Unternehmen ist zeitsprung mehrfach für seine Innovationskraft ausgezeichnet und als Partner bei den Marktführern der Versicherungsbranche immer begehrter. Gemeinsam mit E+H Versicherungsmakler bildet zeitsprung die E+H Gruppe und beschäftigen am Hauptsitz in Pforzheim über 60 Mitarbeiter. Durch diese Kooperation entsteht ein dynamisches Umfeld mit greifbarem Mehrwert für die Kunden.

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